Anbieterwechsel

Kurz gesagt: Ein Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters dauert ab Vertragsunterzeichnung rund drei Monate. Entscheidend für einen reibungslosen Wechsel sind drei Dinge: der alte Vertrag wird fristgerecht gekündigt, für die alten Gutscheine gibt es einen klaren Plan, und die Händler werden von Anfang an eingebunden. Viele Städte, Gewerbevereine und Stadtmarketing-Gesellschaften haben ihren Stadtgutschein vor Jahren eingeführt. Manche noch auf Papier, andere schon digital. Irgendwann stellt sich die Frage, ob das System noch passt. In diesem Beitrag beschreiben wir aus unserer Erfahrung mit Kommunen von unter 6.000 bis rund 40.000 Einwohnern, wie ein Wechsel abläuft, was er die Stadt an Arbeit kostet und wo die typischen Stolpersteine liegen. Wann lohnt sich ein Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters? Ein Wechsel beginnt fast immer mit Unzufriedenheit. In der Praxis sehen wir drei typische Auslöser. 1. Der Stadtgutschein ist noch aus Papier. Papiergutscheine verursachen viel Abrechnungsaufwand. Meist muss eine Person den Gutschein buchhalterisch betreuen, und niemand weiß genau, wie viel Geld gerade im System ist. Außerdem können Arbeitgeber einen Papiergutschein nicht als steuerfreien Sachbezug an ihre Mitarbeitenden ausgeben. Damit fehlt eine wichtige Einnahmequelle für den lokalen Handel. 2. Der digitale Gutschein stagniert. Auch Städte mit digitalem Stadtgutschein wechseln. Die häufigsten Gründe: Das Produkt wird vom Dienstleister nicht weiterentwickelt, es gibt keine brauchbare App, und bei der Händlersuche ist die Stadt auf sich allein gestellt. Die Folge ist, dass die ganze Arbeit bei der Stadt oder beim Gewerbeverein hängen bleibt und das Projekt nicht wächst. 3. Die Kosten sind zu hoch. Ein Beispiel aus einer Großstadt: Der Stadtgutschein war gut etabliert und lief erfolgreich. Als eine neue Vorsitzende des Gewerbevereins ihr Amt antrat, prüfte sie die bestehenden Verträge und stellte fest, dass die Gebühren des Anbieters sehr hoch waren. Der Gewerbeverein entschied sich für den Wechsel, weil die neue Kostenstruktur deutlich günstiger war. Zusätzlich kann der Gewerbeverein heute einen eigenen Aufschlag auf die Transaktionskosten festlegen und damit selbst Einnahmen erzielen. So refinanziert sich der Wechsel schon nach kurzer Zeit. Wie lange dauert ein Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters? Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Start des neuen Systems dauert ein Wechsel bei uns rund drei Monate. Davor liegen in der Regel ein erstes Gespräch und ein Termin vor Ort, die Entscheidung in der Stadt kann je nach Gremien unterschiedlich lange dauern. Ob die drei Monate reichen, hängt weniger von der Technik ab als von der Stadt selbst: Schneller geht es, wenn Stadt, Gewerbeverein und Handel an einem Strang ziehen und Entscheidungen zügig fallen. Schneller geht es auch, wenn der alte Gutschein ab dem Start des neuen Systems nicht mehr verkauft wird. Sonst laufen zwei Systeme parallel. Langsamer wird es, wenn in der Stadt unklar ist, wer entscheidet, und Fragen mehrere Schleifen drehen. Wie läuft ein Wechsel Schritt für Schritt ab? So sieht der Ablauf aus, den wir mit Städten gehen: Erstgespräch online: unverbindliche Vorstellung des Systems. Termin vor Ort: gemeinsame, tiefere Vorstellung mit allen wichtigen Beteiligten am Tisch, zum Beispiel Gewerbeverein, Stadtmarketing, zuständige Stellen der Verwaltung und oft auch die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister. Je früher alle eingebunden sind, desto weniger Widerstand gibt es später. Vertrag: Vertragsabschluss mit dem neuen Anbieter, parallel fristgerechte Kündigung beim alten. Projektphase (rund 12 Wochen): wöchentlicher Jour fixe. Zu Beginn werden die Konditionen festgelegt, also zum Beispiel, welche Gebühren die teilnehmenden Betriebe zahlen. Danach entstehen Kartendesign, Werbematerialien, Webseite und App. Händler-Kick-off (rund 6 Wochen vor Start): eine Veranstaltung vor Ort, zu der alle Betriebe eingeladen werden, die dabei sein sollen. Ab hier läuft die Händlergewinnung. Händlergewinnung: Betriebe schließen ihren Vertrag online ab, nicht erreichte Betriebe werden telefonisch nachgefasst. Start: Der neue Stadtgutschein geht in den Verkauf, der alte wird nicht mehr ausgegeben. In unseren letzten Projekten waren zum Start jeweils rund 50 Händler dabei. Die TeckCARD in Kirchheim unter Teck (rund 40.000 Einwohner) ist mit knapp 50 Akzeptanzstellen gestartet und hat zwei bisherige Gutscheinsysteme abgelöst, inzwischen sind rund 60 Betriebe dabei. Bei der EmmendingenCARD (knapp 30.000 Einwohner) waren kurz nach dem Kick-off die ersten 30 Partner gewonnen, zum Start rund 50. Danach wächst das Händlernetzwerk stetig weiter. Was muss die Stadt beim Wechsel selbst liefern? Wer den Wechsel gut vorbereitet, spart sich später viel Abstimmung. Die Stadt oder der Gewerbeverein sollte Folgendes bereitstellen: eine verantwortliche Ansprechperson für das Projekt die Vorgaben zum Erscheinungsbild der Stadt (Logo, Farben, Schriften) Bilder der Stadt für Karte, Webseite und Werbung eine Liste der Betriebe, die angesprochen werden sollen Informationen zu Sponsoren und deren Logos, falls sie auf Druckmaterialien sollen Grundsatzentscheidungen zu Gebühren und Konditionen für die teilnehmenden Betriebe Den Rest, also Gestaltung, Webseite, App, Werbematerial und Händlerkommunikation, übernimmt bei einem White-Label-System in der Regel der Anbieter. Bei uns liegen rund 80 Prozent der Arbeit auf unserer Seite. Die Stadt gibt vor allem Freigaben und trifft Entscheidungen. Was passiert mit den alten Gutscheinen und Restguthaben? Bezahlte Gutscheine bleiben grundsätzlich drei Jahre einlösbar. Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Gutschein gekauft wurde. Ein Gutschein vom März 2026 kann also bis Ende 2029 eingelöst werden, sofern für den alten Gutschein keine abweichende Regelung gilt. Für die Stadt heißt das: Auch wenn der neue Stadtgutschein am 1. Januar startet und ab dann keine alten Gutscheine mehr verkauft werden, müssen die alten noch mehrere Jahre angenommen werden. Dafür gibt es zwei Wege. Weg 1: Umtauschaktion. Die Stadt lädt an festen Terminen dazu ein, alte Gutscheine gegen neue zu tauschen. Viele Städte geben dabei einen kleinen Anreiz, etwa ein paar Euro zusätzlich beim Umtausch von 50 Euro, und machen daraus eine kleine Aktion in der Innenstadt. Wer nicht zum Termin kommt, kann mit dem alten Gutschein auch einfach einen neuen kaufen. Weg 2: Datenübernahme (nur bei digitalen Gutscheinen). War der alte Gutschein schon digital und liegen die Daten sauber vor, also welche Karten im Umlauf sind, mit welchem Guthaben und wie lange sie gültig sind, kann der neue Anbieter diese Daten übernehmen. Dann können Kundinnen und Kunden ihre alten Gutscheine direkt im neuen System einlösen, und die Abrechnung läuft im Hintergrund. Für Händler ist das ein großer Vorteil: Sie müssen nicht über Jahre zwei Systeme parallel bedienen. Ob das möglich ist,