Kurz gesagt: Ein Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters dauert ab Vertragsunterzeichnung rund drei Monate. Entscheidend für einen reibungslosen Wechsel sind drei Dinge: der alte Vertrag wird fristgerecht gekündigt, für die alten Gutscheine gibt es einen klaren Plan, und die Händler werden von Anfang an eingebunden.
Viele Städte, Gewerbevereine und Stadtmarketing-Gesellschaften haben ihren Stadtgutschein vor Jahren eingeführt. Manche noch auf Papier, andere schon digital. Irgendwann stellt sich die Frage, ob das System noch passt. In diesem Beitrag beschreiben wir aus unserer Erfahrung mit Kommunen von unter 6.000 bis rund 40.000 Einwohnern, wie ein Wechsel abläuft, was er die Stadt an Arbeit kostet und wo die typischen Stolpersteine liegen.
Wann lohnt sich ein Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters?
Ein Wechsel beginnt fast immer mit Unzufriedenheit. In der Praxis sehen wir drei typische Auslöser.
1. Der Stadtgutschein ist noch aus Papier. Papiergutscheine verursachen viel Abrechnungsaufwand. Meist muss eine Person den Gutschein buchhalterisch betreuen, und niemand weiß genau, wie viel Geld gerade im System ist. Außerdem können Arbeitgeber einen Papiergutschein nicht als steuerfreien Sachbezug an ihre Mitarbeitenden ausgeben. Damit fehlt eine wichtige Einnahmequelle für den lokalen Handel.
2. Der digitale Gutschein stagniert. Auch Städte mit digitalem Stadtgutschein wechseln. Die häufigsten Gründe: Das Produkt wird vom Dienstleister nicht weiterentwickelt, es gibt keine brauchbare App, und bei der Händlersuche ist die Stadt auf sich allein gestellt. Die Folge ist, dass die ganze Arbeit bei der Stadt oder beim Gewerbeverein hängen bleibt und das Projekt nicht wächst.
3. Die Kosten sind zu hoch. Ein Beispiel aus einer Großstadt: Der Stadtgutschein war gut etabliert und lief erfolgreich. Als eine neue Vorsitzende des Gewerbevereins ihr Amt antrat, prüfte sie die bestehenden Verträge und stellte fest, dass die Gebühren des Anbieters sehr hoch waren. Der Gewerbeverein entschied sich für den Wechsel, weil die neue Kostenstruktur deutlich günstiger war. Zusätzlich kann der Gewerbeverein heute einen eigenen Aufschlag auf die Transaktionskosten festlegen und damit selbst Einnahmen erzielen. So refinanziert sich der Wechsel schon nach kurzer Zeit.
Wie lange dauert ein Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters?
Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Start des neuen Systems dauert ein Wechsel bei uns rund drei Monate. Davor liegen in der Regel ein erstes Gespräch und ein Termin vor Ort, die Entscheidung in der Stadt kann je nach Gremien unterschiedlich lange dauern.
Ob die drei Monate reichen, hängt weniger von der Technik ab als von der Stadt selbst:
- Schneller geht es, wenn Stadt, Gewerbeverein und Handel an einem Strang ziehen und Entscheidungen zügig fallen.
- Schneller geht es auch, wenn der alte Gutschein ab dem Start des neuen Systems nicht mehr verkauft wird. Sonst laufen zwei Systeme parallel.
- Langsamer wird es, wenn in der Stadt unklar ist, wer entscheidet, und Fragen mehrere Schleifen drehen.
Wie läuft ein Wechsel Schritt für Schritt ab?
So sieht der Ablauf aus, den wir mit Städten gehen:
- Erstgespräch online: unverbindliche Vorstellung des Systems.
- Termin vor Ort: gemeinsame, tiefere Vorstellung mit allen wichtigen Beteiligten am Tisch, zum Beispiel Gewerbeverein, Stadtmarketing, zuständige Stellen der Verwaltung und oft auch die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister. Je früher alle eingebunden sind, desto weniger Widerstand gibt es später.
- Vertrag: Vertragsabschluss mit dem neuen Anbieter, parallel fristgerechte Kündigung beim alten.
- Projektphase (rund 12 Wochen): wöchentlicher Jour fixe. Zu Beginn werden die Konditionen festgelegt, also zum Beispiel, welche Gebühren die teilnehmenden Betriebe zahlen. Danach entstehen Kartendesign, Werbematerialien, Webseite und App.
- Händler-Kick-off (rund 6 Wochen vor Start): eine Veranstaltung vor Ort, zu der alle Betriebe eingeladen werden, die dabei sein sollen. Ab hier läuft die Händlergewinnung.
- Händlergewinnung: Betriebe schließen ihren Vertrag online ab, nicht erreichte Betriebe werden telefonisch nachgefasst.
- Start: Der neue Stadtgutschein geht in den Verkauf, der alte wird nicht mehr ausgegeben.
In unseren letzten Projekten waren zum Start jeweils rund 50 Händler dabei. Die TeckCARD in Kirchheim unter Teck (rund 40.000 Einwohner) ist mit knapp 50 Akzeptanzstellen gestartet und hat zwei bisherige Gutscheinsysteme abgelöst, inzwischen sind rund 60 Betriebe dabei. Bei der EmmendingenCARD (knapp 30.000 Einwohner) waren kurz nach dem Kick-off die ersten 30 Partner gewonnen, zum Start rund 50. Danach wächst das Händlernetzwerk stetig weiter.
Was muss die Stadt beim Wechsel selbst liefern?
Wer den Wechsel gut vorbereitet, spart sich später viel Abstimmung. Die Stadt oder der Gewerbeverein sollte Folgendes bereitstellen:
- eine verantwortliche Ansprechperson für das Projekt
- die Vorgaben zum Erscheinungsbild der Stadt (Logo, Farben, Schriften)
- Bilder der Stadt für Karte, Webseite und Werbung
- eine Liste der Betriebe, die angesprochen werden sollen
- Informationen zu Sponsoren und deren Logos, falls sie auf Druckmaterialien sollen
- Grundsatzentscheidungen zu Gebühren und Konditionen für die teilnehmenden Betriebe
Den Rest, also Gestaltung, Webseite, App, Werbematerial und Händlerkommunikation, übernimmt bei einem White-Label-System in der Regel der Anbieter. Bei uns liegen rund 80 Prozent der Arbeit auf unserer Seite. Die Stadt gibt vor allem Freigaben und trifft Entscheidungen.
Was passiert mit den alten Gutscheinen und Restguthaben?
Bezahlte Gutscheine bleiben grundsätzlich drei Jahre einlösbar. Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Gutschein gekauft wurde. Ein Gutschein vom März 2026 kann also bis Ende 2029 eingelöst werden, sofern für den alten Gutschein keine abweichende Regelung gilt.
Für die Stadt heißt das: Auch wenn der neue Stadtgutschein am 1. Januar startet und ab dann keine alten Gutscheine mehr verkauft werden, müssen die alten noch mehrere Jahre angenommen werden. Dafür gibt es zwei Wege.
Weg 1: Umtauschaktion. Die Stadt lädt an festen Terminen dazu ein, alte Gutscheine gegen neue zu tauschen. Viele Städte geben dabei einen kleinen Anreiz, etwa ein paar Euro zusätzlich beim Umtausch von 50 Euro, und machen daraus eine kleine Aktion in der Innenstadt. Wer nicht zum Termin kommt, kann mit dem alten Gutschein auch einfach einen neuen kaufen.
Weg 2: Datenübernahme (nur bei digitalen Gutscheinen). War der alte Gutschein schon digital und liegen die Daten sauber vor, also welche Karten im Umlauf sind, mit welchem Guthaben und wie lange sie gültig sind, kann der neue Anbieter diese Daten übernehmen. Dann können Kundinnen und Kunden ihre alten Gutscheine direkt im neuen System einlösen, und die Abrechnung läuft im Hintergrund. Für Händler ist das ein großer Vorteil: Sie müssen nicht über Jahre zwei Systeme parallel bedienen. Ob das möglich ist, hängt vom Vertrag mit dem alten Anbieter ab.
Bei Papiergutscheinen gibt es keine Daten zum Übernehmen. Hier bleibt nur der Umtausch oder die Einlösung bis zum Fristende.
Was müssen Händler beim Wechsel tun?
Für einen einzelnen Betrieb ist der Aufwand überschaubar. Die einmalige Einrichtung dauert insgesamt etwa eine Stunde:
- Vertrag online abschließen
- Angaben für die Veröffentlichung hinterlegen, zum Beispiel Name, Öffnungszeiten und Bild
- Rechnungsanschrift und SEPA-Mandat für die Abrechnung hinterlegen
- Händler-App herunterladen oder im Browser einloggen
- kurz mit dem Einlösen vertraut machen, zum Beispiel über Erklärvideos
Vertrag und Daten lassen sich in wenigen Minuten erledigen, auch abends vom Sofa aus. Mitarbeitende können sich die Erklärvideos ebenfalls selbst ansehen.
Länger dauert es bei größeren Händlern, die den Stadtgutschein direkt in ihr Kassensystem einbinden möchten, und bei Filialisten. Hier wird die Anbindung mit dem jeweiligen Kassenanbieter oder der Zentrale abgestimmt.
Wie viele Händler machen nach einem Wechsel wieder mit?
Erfahrungsgemäß machen rund 90 Prozent der bisherigen Händler auch beim neuen Stadtgutschein mit. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist die richtige Ansprache.
Wie es nicht laufen sollte, haben wir in einer Stadt erlebt: Dort wurde nur rund die Hälfte der bisherigen Betriebe zum neuen System eingeladen. Die anderen fühlten sich übergangen, haben den neuen Gutschein von Anfang an boykottiert und wollten auch später nicht mehr mitmachen.
Drei Tipps aus der Praxis:
- Alle bisherigen Händler einladen. Auch wenn einzelne Betriebe wenig Umsatz mit dem Gutschein gemacht haben.
- Zugpferde vorab gewinnen. In jeder Stadt gibt es drei bis fünf Betriebe, auf die andere schauen. Wenn diese früh persönlich angesprochen werden und hinter dem Projekt stehen, ziehen viele andere nach.
- Nicht über die Köpfe hinweg entscheiden. Am schlimmsten ist das Gefühl bei Händlern und Gastronomen, dass alles ohne sie beschlossen wurde. Ein Kick-off vor Ort, an dem Fragen direkt beantwortet werden, hilft dagegen.
Worauf sollten Städte im Vertrag mit dem alten Anbieter achten?
Bevor der Wechsel beschlossen wird, lohnt sich ein genauer Blick in den bestehenden Vertrag. Diese Fragen sollten geklärt sein:
- Kündigungsfrist und Laufzeit: Bis wann muss gekündigt werden, und wann endet der Vertrag?
- Datenherausgabe: Muss der alte Anbieter die Daten zu Karten, Guthaben, Gültigkeiten und teilnehmenden Händlern herausgeben, und in welchem Format?
- Kosten beim Ausstieg: Gibt es Ablösegebühren oder andere Kosten?
Seriöse Anbieter verhalten sich bei einem Wechsel in der Regel kooperativ. Entscheidend sind die Fristen und Regelungen im bestehenden Vertrag.
Was ist beim Wechsel von Papier zu digital anders?
Beim Umstieg vom Papiergutschein ist der Wechsel für viele Händler auch der erste Kontakt mit einem digitalen Gutscheinsystem. Dass das auch in kleinen Kommunen funktioniert, zeigt Neubulach: Die Stadt mit rund 5.800 Einwohnern hat ihren Papiergutschein, den zuvor über 40 lokale Partner angenommen haben, durch eine digitale Karte mit App ersetzt. Manche trauern dem Papiergutschein ein wenig nach, weil er etwas zum Anfassen ist. Hier hilft es, die Vorteile konkret zu zeigen:
- Händler werden in der App und auf der Webseite sichtbar
- sie können eigene Aktionen oder Bonusangebote einstellen
- die Abrechnung läuft automatisch, ohne Papier und Zettelwirtschaft
Für die Stadt fällt der größte Aufwand weg: Es gibt keine manuelle Abrechnung mehr, jederzeit einen Überblick, wie viel Guthaben im Umlauf ist, und moderne Werkzeuge für die Kommunikation.
Welche Stolpersteine gibt es beim Wechsel?
Unklare Zuständigkeiten. Ein Fall aus der Praxis: Die Stadt bezahlt den neuen Stadtgutschein, der Gewerbeverein soll ihn betreiben. Der Gewerbeverein wusste aber nicht genau, welche Kosten in welcher Höhe übernommen werden, und hatte Angst, darauf sitzen zu bleiben. Er traf keine Entscheidungen mehr. Die Stadt wiederum war verärgert, weil sie das Projekt ja finanzierte. Die Lösung ist einfach, wird aber oft vergessen: vor dem Start schriftlich festhalten, wer was bezahlt und wer was entscheidet.
Zwei Systeme parallel. Wird der alte Gutschein nach dem Start weiter verkauft, verwirrt das Kundschaft und Händler. Besser ist ein klarer Stichtag.
Kassensysteme bei großen Händlern. Wer eine Anbindung an das eigene Kassensystem möchte, braucht mehr Vorlauf. Das sollte früh angesprochen werden.
Entscheidungen, die sich ziehen. Die Technik ist selten der Engpass. Viel häufiger dauert es, bis in der Stadt alle Beteiligten zugestimmt haben.
Wie kommuniziert man den Wechsel an Bürgerinnen und Bürger?
Weniger ist hier mehr. Die Bürger müssen nur wenige Dinge wissen:
- Es gibt jetzt einen neuen Stadtgutschein.
- Der alte kann nicht mehr gekauft werden.
- Wo und bis wann alte Gutscheine noch eingelöst oder umgetauscht werden können.
- Welche Betriebe beim neuen Gutschein dabei sind.
Bewährt hat sich, die alte Gutschein-Webseite auf die neue umzuleiten und dort einen klaren Hinweis zu geben. Eine begleitende Kampagne in den sozialen Medien hilft, den Wechsel bekannt zu machen. Und es lohnt sich zu erklären, warum gewechselt wurde, zum Beispiel weil der neue Gutschein eine App hat oder mehr kann. Das macht Lust, den neuen Gutschein auszuprobieren.
Wie Simpli Städte beim Wechsel begleitet
Wir haben bereits mehrere Städte beim Wechsel von Papier- und digitalen Gutscheinsystemen begleitet. Dabei arbeiten wir nach einem festen Ablaufplan: Die Stadt weiß jederzeit, was sie bis wann liefern muss und warum. Wir kommen zum Kennenlernen und zum Händler-Kick-off vor Ort, übernehmen Gestaltung, Webseite und App, schreiben die Händler an und begleiten sie persönlich über unsere Partnerverwaltung.
Häufige Fragen zum Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters
Wie lange dauert ein Wechsel des Stadtgutschein-Anbieters? Ab Vertragsunterzeichnung rund drei Monate. Am meisten Zeit kosten in der Regel Abstimmungen in der Stadt, nicht die Technik.
Was passiert mit alten Stadtgutscheinen nach einem Wechsel? Bezahlte Gutscheine bleiben grundsätzlich drei Jahre ab Ende des Kaufjahres einlösbar. Städte bieten dafür Umtauschaktionen an oder lassen die Daten digitaler Altgutscheine ins neue System übernehmen.
Können alte digitale Gutscheine im neuen System eingelöst werden? Ja, wenn die Daten zu Karten, Guthaben und Gültigkeit strukturiert vorliegen und der alte Vertrag die Herausgabe erlaubt. Dann müssen Händler keine zwei Systeme parallel nutzen.
Wie viel Aufwand hat ein Händler beim Wechsel? Etwa eine Stunde für die einmalige Einrichtung: Vertrag online, Angaben hinterlegen, App installieren. Länger dauert es nur bei einer Anbindung ans Kassensystem.
Machen die bisherigen Händler beim neuen Stadtgutschein wieder mit? Erfahrungsgemäß rund 90 Prozent, wenn alle bisherigen Betriebe früh und persönlich eingebunden werden.
Worauf muss ich beim alten Vertrag achten? Auf Kündigungsfrist und Laufzeit, die Herausgabe der Daten sowie mögliche Kosten beim Ausstieg.
Autorin: Johanna Weirauch, Head of Marketing & Product Development bei Simpli. Sie begleitet Städte und Gewerbevereine bei der Einführung und beim Wechsel digitaler Stadtgutscheine.
Stand: November 2026